É preciso cuidado na aquisição de softwares para empresas

Um dos grandes gargalos na operação e implantação dos controles de gestão é a escolha de um bom software. O volume de informações, o nível de exigência do seu detalhamento, a instantaneidade em que necessitamos de indicadores para decisão, são fatores relevantes no processo de análise e escolha da empresa e analogamente da ferramenta. 

 

Tive a oportunidade de atuar por sete anos junto ao mercado de automação comercial, conversando com muitos empresários, gestores, contadores, consultores e suas equipes, ficando no ar sempre algumas indagações, que destaco três para contribuir com aqueles que estão trilhando esta fase na composição do seu planejamento empresarial, que são: o que é um bom software de gestão? O que devemos de mais relevante observar em sua aquisição? Todos os softwares são iguais?

 

O bom software é aquele que atende a sua expectativa, ou seja: primeiro se define o que se deseja controlar ou automatizar, para depois avaliar cada ferramenta disponível no mercado e se atende os parâmetros de qualidade previamente definidos. Contudo gosto muito de uma comparação, de certo modo mais simples: não se usa um grande e sofisticado trator para se cuidar de um jardim residencial, da mesma forma que as ferramentas de um jardineiro não se aplicam a uma grande plantação, diferente disso você correrá o risco de fazer um investimento destoando da sua necessidade.

 

Simples assim? Claro que não. Precisamos ter em mente alguns indicadores de conformidade relevantes, que não se findam nesta lista, a serem observados impreterivelmente antes da sua contratação, que sob a orientação de um olhar treinado ficará muito mais fácil de perceber. São eles: se as rotinas de controles administrativos, financeiros e fiscais atendem o nível de detalhamento que o perfil de sua empresa almeja; se o modelo de suporte oferecido garante o bom andamento de sua operação; se a empresa possui boas referências no mercado; se os profissionais que lhe darão suporte entendem do seu negócio; e por último se a ferramenta é certificada e homologada junto ao fisco e as operadoras de TEF.

 

E os sistemas são todos iguais? Certeza que não. Todos podem até se propor a fazer a mesma coisa, mas as fazem de forma diferente, alguns mais ágeis, outros nem tanto, outros mais intuitivos, outros mais redundantes, etc. O fato é que não são iguais, pois seguem projetos distintos, desenhados e desenvolvidos por equipes diversas, alcançando níveis de desempenho notoriamente diferentes, sem entrar no mérito do nível de qualificação das equipes de suporte técnico, que elevam as diferenças de indicadores de competitividade a patamares incríveis.

 

Esta é uma área de relevância estratégica nas pequenas e médias empresas. Não dá para tratar deste assunto de forma empírica e improvisada, pois uma decisão mal tomada acarretará em investimento sem propósito, que é sinônimo de prejuízo. Sugiro atenção total ao lidar com esta fase na empresa, sempre buscando ser amparado por um profissional que detenha expertise para contribuir na tomada de decisão, com a função de proporcionar uma gestão integrada de qualidade, viabilizando a competitividade fluídica que é o catalizador do sucesso.

 

 

Sérgio Aragão, Consultor Empresarial, Especialista em Gestão Empresarial, Contabilidade, Controladoria e Finanças. 

 

 

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